Invio spese sanitarie al Sistema di Tessera Sanitaria

In questa guida trovi la procedura per inviare le spese sanitarie incluse nelle ricevute e fatture emesse, al Sistema di Tessera Sanitaria.

Per prima cosa, è necessario richiedere le credenziali di accesso al Sistema TS, a meno di non esserne già in possesso. Le credenziali possono essere ottenute in due modi:

• sul sito www.sistemats.it. Le credenziali saranno poi inviate all'indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata) indicato. Quindi, nel caso in cui non si abbia un indirizzo PEC, bisogna richiedere le credenziali in altro modo;
• presso la competente sede provinciale dell’Ordine di appartenenza.

Dopo aver ottenuto le credenziali di accesso, si può accedere all'area riservata del sito www.sistemats.it, cliccando in alto a destra su “Accesso con Credenziali”.

Qui si potrà prendere possesso delle informazioni necessarie all'invio tramite ArzaMed.

Se si tratta di una persona fisica (Medico/Odontoiatra, Psicologo, Infermiere, Ostetrico/a, Tecnico Radiologo, Veterinario) sono necessarie le seguenti informazioni:

• Codice identificativo: utilizzato per accedere alla area personale in www.sistemats.it
• Parola Chiave: utilizzata per accedere alla area personale in www.sistemats.it
• Pincode: viene comunicato all’interno dell’area personale in www.sistemats.it ( Verifica che sia corretto! ​Accedi nel sito del Sistema TS https://sistemats1.sanita.finanze.it/portale/ con le tue credenziali solite, vai da menù sulla sinistra su PROFILO UTENTE e poi in alto a destra STAMPA CREDENZIALI qui verificate se vi hanno aggiornato il PINCODE).
• Codice Fiscale: impostato con il codice fiscale del soggetto che ha ricevuto le credenziali (titolare o legale rappresentante in caso di struttura).
• Partita IVA

Se si tratta di strutture autorizzate ai sensi all’art. 8-ter del D. Lgs. 502/1992, soggetti di cui all’art. 70, comma 2 del D. Lgs. 193/2006, parafarmacie e ottici, devono essere inserire anche le informazioni legate al CODICE PROPRIETARIO, reperibile accedendo alla sua Area Riservata di www.sistemats.it, e selezionando il link “Profilo utente” e poi “Stampa pincode”.

Il pincode permetterà di accedere al CODICE PROPRIETARIO.

Esempio di CODICE PROPRIETARIO: xxx-yyy-zzzzzz

Codice Asl: xxx

Codice Regione: yyy

Codice SSA: zzzzzzz

Accedere ad ArzaMed da un utente con profilo di amministratore e cliccare su IMPOSTAZIONI poi TESSERA SANITARIA, ultimo tasto in basso. Nella pagina compariranno due colonne:

• INVII EFFETTUATI indicherà le informazioni degli invii precedenti;
• NUOVO INVIO questa è la colonna di riferimento.

La prima informazione richiesta è il periodo di riferimento delle prestazioni, è possibile inviare le spese sanitarie solo in modalità mensile legate al periodo in cui ArzaMed effettuerà la ricerca delle prestazioni. Per cui, è necessario inviare singolarmente ogni mese. Poi cliccate sul tasto Verifica Fatture.

Nel RIEPILOGO ArzaMed ricercherà tutte le fatture emesse che non hanno l’opposizione indicata suddividendole tra numero di documenti corretti in verde* e numero di documenti esclusi dall’invio con segnalazioni in arancio.

*Se si vuole verificare maggiormente, il tasto blu accanto al numero verde, porta ad una pagina in cui sono riportare tutte le fatture che verranno inviate.

Mentre nella parte bassa della pagina troviamo ad elenco tutti i Documenti non comunicati al sistema di Tessera Sanitaria perché riportano degli errori. Per correggere gli errori indicati nella colonna ERRORE sarà sufficiente cliccare su MODIFICA e correggerli, poi effettuare nuovamente il processo di invio.

Per terminare il processo cliccare su PROCEDI CON L’INVIO.

Se è la prima volta che si effettua l’invio, nella pagina che si aprirà, verranno richiesti i dati di cui abbiamo parlato al punto uno, altrimenti saranno già compilati, in questo caso si potrà cliccare su INVIA DATI.

Al termine dell’operazione si riceverà la ricevuta di corretto invio per ogni mese. Se non ci sono errori, il Sistema TS gira i dati all'Agenzia delle Entrate, che userà questi dati per il 730 precompilato del paziente. Nel caso in cui invece ci siano errori, il Sistema TS invia un file con gli errori riscontrati. Qui la tabella con i codici.

La trasmissione dei dati relativi alle spese sanitarie segue il “criterio di cassa”. I dati relativi alle spese sanitarie sono trasmessi al Sistema Tessera Sanitaria tenendo conto della data dell’avvenuto pagamento, a prescindere dal fatto che il documento di spesa riporti una data precedente. 

Esempio data emissione fattura 10/12/2020 – data pagamento 03/01/2021 la fattura dovrà essere inviata in riferimento alle fatture del 2021.

1. Può capitare che una volta inseriti tutti i dati, venga indicato come errore “credenziali non corrette”. In questo caso suggeriamo di effettuare un controllo accedendo al sito www.sistemats.it in caso ci siano dei problemi di accesso anche sul sito ufficiale, sarà necessario aggiornare le credenziali di accesso. Quindi sempre sul sito ufficiale vi verrà indicata la possibilità di aggiornare la password di accesso.
2. Controllare il campo username, solitamente per i liberi professionisti corrisponde al codice fiscale.
3. Verificare che i suggerimenti del browser dei campi (es.password) siano aggiornati.

Controllare che nelle fatture sia stato indicato il codice fiscale corretto del paziente. Fare attenzione anche che il nome e il cognome siano stati indicati nei campi corretti. Eseguire una modifica alla fattura ed effettuare un nuovo invio con i dati corretti.

Nel caso in cui sia stato segnalato che il codice di spesa è errato è necessario modificare la prestazione.

Per modificare la prestazione:

1. Accedere a Impostazioni> Prestazioni
2. Modificare ogni singola prestazione inserendo il Tipo Spesa corretto
3. Salvare la modifica

Successivamente eseguire un nuovo invio al sistema di Tessera Sanitaria.

Quando una fattura è indicata con la dicitura INSERIMENTO, significa che la fattura è stata trasmessa per la prima volta.

Invece, l’indicazione MODIFICA indica che la fattura è stata rinviata inseguito ad una modifica (es. correzione di un errore).

Per sbloccare una fattura in ArzaMed è sufficiente accedere alla fattura e poi cliccare su SALVA. Se non si desidera modificare realmente la fattura si deve cliccare su NON SALVARE.

N.B. Se hai fatto accesso ad una fattura già inviata e hai cliccato su SALVA ( apportando o meno modifiche) la fattura sarà nuovamente disponibile per l’invio. Es. La fattura del gennaio 2021 trasmessa a febbraio 2021, se modificata a maggio 2021 ( Fatto accesso alla fattura e cliccato su Salva), sarà nuovamente disponibile tra le fatture da inviare del Mese di Gennaio 2021. Al primo invio avrà esito INSERIMENTO e al secondo invio di MODIFICA.

Il numero varia perché sono state emesse più fatture per la stessa persona, per cui il numero dei CF è inferiore.

Le fatture ad aziende non devono essere inviate al Sistema di Tessera. Solo le fatture emesse per persone fisiche (persone che possono scaricare nel 730 le prestazioni sanitarie) possono essere trasmesse.

Solitamente le fatture verso p.iva vengono gestite con la fatturazione elettronica. Se non si è soggetto a fatturazione elettronica per via di regime forfettario o dei minimi è da non considerare come errore.

Fare molta attenzione ad aver creato correttamente la fattura con destinatario azienda ( creato in anagrafica azienda e non paziente) e aver inserito o la prestazione sanitaria o il servizio in modo corretto.

Se il pagamento della fattura sanitaria è diviso per rate è necessario specificare il tipo di pagamento per contrassegnare la fattura se ha un pagamento tracciabile o non tracciabile.

Questo ha il fine di comunicare il tipo di pagamento al Sistema di Tessera Sanitaria.

Quando si aggiungono le rate, ad una fattura sanitaria, appare un flag di default con dicitura “Fattura sanitaria saldata con pagamenti tracciati”.

Ciò indica che la fattura sarà comunicata al Sistema di Tessera Sanitaria con pagamento tracciato, anche se non è specificato il tipo di pagamento per tutte le rate.

Se non selezionato, la fattura verrà inviata come non tracciata a prescindere dal tipo di pagamento indicato.

Se le fatture prevedono pagamenti non tracciati o misti si deve deselezionare la spunta, per trasmettere correttamente come pagamento non tracciato al Sistema di Tessera Sanitaria.

Si precisa che in caso di variazione del tipo di pagamento, la fattura (in seguito alla modifica) può essere rinviata al Sistema TS, ma si consiglia di far attenzione a rispettare i termini previsti per legge per evitare di incorrere in sanzioni.

Per inviare le variazioni delle rate dovrai ricercare ( in base alla data saldo) la rata nei singoli mesi per effettuare il nuovo invio.

​La porocedura è la seguente: entrate nel sito del Sistema TS https://sistemats1.sanita.finanze.it/portale/ con le vostre credenziali solite, qui il primo controllo.

​Potrebbe chiedervi di aggiornare la parola chiave. Poi proseguite andando da menù sulla sinistra su PROFILO UTENTE e poi in alto a destra STAMPA CREDENZIALI qui verificate se vi hanno aggiornato il PINCODE.

Tutte le fatture con un importo negativo, sono escluse dall'invio al Sistema di Tessera Sanitaria.

Un documento fiscale può essere gestito attraverso diverse operazioni:

• Inserimento (invio per la prima volta al Sistema TS)
• Variazione (modifica dei suoi attributi, in caso di rettifica)
• Cancellazione (eliminazione dal Sistema TS)
•  Rimborso (inserimento di un documento che rettifichi gli importi di uno precedentemente inviato - es. note di credito -)

Codice errore E011 - File non conforme allo schema di validazione: significa che, all'interno dei documenti inviato nell'invio massivo, sono contenuti uno o più documenti dove la data di saldo è precedente alla data di emissione del documento. Per risolvere l'errore si deve modifcare la data saldo con una data corrispondente o successiva alla data del documento contabile.

• entro il 30 settembre 2023, per le spese sostenute nel primo semestre dell’anno 2023;
•  entro il 31 gennaio 2024, per le spese sostenute nel secondo semestre dell’anno 2023;
•  entro la fine del mese successivo alla data del documento fiscale, per le spese sostenute dal 1° gennaio 2024.

Si rimanda alla comunicazione ufficiale qui.